في سياق الابتكارات التكنولوجية المستمرة ، يتم تعديل الطرق المعتادة لسلوك الأعمال. منذ وقت ليس ببعيد ، كان على المشاركين في الأعمال التجارية فتح مستودعات مادية لتبادل بعض المستندات السرية مع شركائهم أو كان من المفترض أن يشاركوا جميع المستندات شخصيًا في سياق مفاوضات وجهاً لوجه. على الرغم من ظهور VDRs ، ظهرت طريقة جديدة لتبادل المعلومات.

VDR هو مستودع على الإنترنت للنسخ الرقمية لوثائق الشركات الحساسة ويمكن فتح مدخل VDR لمجموعات خاصة من أصحاب المصلحة. عادةً ما تكون غرف البيانات الافتراضية محمية بنظام أمان متعدد الجوانب. لهذا السبب ، لا داعي للقلق بشأن إساءة الاستخدام ، والمشاركة غير المصرح بها ، والتدمير ، والفقدان ، وتسرب البيانات ، وما إلى ذلك. يتم ضمان الحماية بواسطة أدوات مثل تشفير البيانات ، والنسخ الاحتياطي المنتظم ، والعلامات المائية الديناميكية ، ومسح الفيروسات ، والتحقق من المستخدم بخطوتين ، جدران الحماية وبعض الخيارات الأخرى الفعالة الملازمة للغرف الافتراضية المتطورة.

بالإضافة إلى حماية البيانات المعقدة ، تشتهر الغرفة الافتراضية أيضًا بإمكانية الوصول الفوري إليها: يمكنك دخول الغرفة وقتما تشاء في جميع أنحاء العالم والاستمرار في العمل حتى بدون جهاز الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول عبر أجهزتك المحمولة. هذا يعني أن لديك فرصة لمشاركة المعلومات مع المستثمرين الأجانب ، والموظفين ، والشركاء ، وما إلى ذلك على الفور تقريبًا وأن تنفيذ العملية يتم دون أي انقطاع: ليس عليك القيام برحلات عمل غير معقولة والمساهمة في اجتماعات شخصية. بالإضافة إلى ذلك ، عند استخدام VDRs لعقد الصفقات ، يكون لديك فرصة للتعليق على جميع الملفات مباشرةً داخل النظام الأساسي بسبب قسم الأسئلة والأجوبة. >>>

بالإضافة إلى ذلك ، توفر لك غرفة البيانات الافتراضية مساحة مجهزة بالكامل للعمل. عادةً ما يتم تزويد المستودع الافتراضي بالعديد من الأدوات التي تعمل على تسريع وتسهيل سير الصفقة. لهذا السبب ، لن تتمكن من تفويت المزايا التي توفرها وظائف البحث المبتكرة ، وميزات التصفية ، وخيارات الارتباط في المستند ، من خلال التكامل مع Microsoft Office. تتيح لك كل هذه الأدوات التنقل في المستودع الافتراضي بشكل حدسي ، لتكييف غرفة البيانات الافتراضية مع عملياتك الخاصة ، لفحص الملفات مباشرة في الغرفة. لذلك ، يوفر لك VDR مكانًا افتراضيًا مناسبًا بنفس القدر للتعامل مع أصحاب المصلحة ولمشاريعك الخاصة.

عندما يتعلق الأمر بالاتصالات مع أصحاب المصلحة ، يجب ألا تهتم بإعداد مستودعات افتراضية متعددة لصفقات متنوعة. تمنحك الغرفة فرصة لفصل مستخدمي الغرفة إلى مجموعات متنوعة وتبادل بعض الملفات فقط مع مجموعات معينة. لهذا السبب ، يكفي VDR واحد للتنفيذ المتزامن للمعاملات المتنوعة. علاوة على ذلك ، يمكن لجميع أصحاب المصلحة الدخول إلى الغرفة في نفس الوقت ولا يتم تأجيل الصفقات بسبب اكتظاظ الغرفة الافتراضية بالمستخدمين الذين يعملون على المعاملة الأخرى.

علاوة على ذلك ، عند استخدام غرفة بيانات افتراضية ، تظل على اطلاع دائم بما يجري في غرفة البيانات الخاصة بك: يتجاهل خيار تتبع النشاط أي إجراء يتم تنفيذه داخل الغرفة. وبالتالي ، مهما كان أداء الزائر داخل غرفة البيانات الافتراضية - استعراض وتنزيل وتحرير الملفات - يتم التقاطه وإدراجه في تقرير التدقيق. يتيح لك التقرير تحديد المستخدمين الأكثر اهتمامًا ، ومراقبة تصرفات موظفيك ، وما إلى ذلك.

سمة أساسية أخرى لـ VDRs هي أنه يمكنك جعل غرفتك متسقة مع صورة الشركة عن طريق إضافة شعارات في التقارير ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل الأخرى ، من خلال تصميم المستودع الافتراضي الخاص بك بألوان معينة ، وما إلى ذلك ، لذلك ، من خلال شراء صفحة ويب مخصصة ، يمكنك جعل تعكس مؤسستك عبر الإنترنت لجميع الشركاء والمستثمرين المحتملين على مستوى العالم.

تلقي الميزات المدرجة مؤخرًا الضوء على سبب انتشار VDRs ولماذا يعطي صانعو الصفقات الأفضلية لاستغلال المنصات الافتراضية. يمكن تعديل وحدات التخزين الرقمية هذه وفقًا لاحتياجات معاملاتك وتسريع تنفيذ المعاملة. في الوقت نفسه ، تعتبر المستودعات الافتراضية رخيصة إلى حد ما ويمكنك أن تقول على وجه اليقين أنك تدفع فقط مقابل السمات التي تفتقر إليها من أجل تحقيق النجاح. لهذا السبب ، هناك أي سبب لإهمال غرف البيانات الافتراضية ولأن تكون مخلصًا لطرق المدرسة القديمة في ممارسة الأعمال التجارية. ستفتح الطبيعة الثورية لـ VDRs آفاقًا جديدة لك ولعملك!